Kâr amacı gütmeyen bir dernek belgelerini ne kadar süreyle saklamalıdır?
Mart 25, 2024 | 60,00 EUR | cevaplandı Björn Ley
Sayın Mali Müşavir,
Ben Luisa Böhm, bir yardım derneğinin yönetim kurulu üyesiyim. Son yıllarda dernek belgelerinin saklanma zorunluluğu konusuyla yoğun bir şekilde ilgilendik. Ne yazık ki, tüzük, yıllık raporlar, bağış makbuzları, tutanaklar vb. gibi farklı belgelerin ne kadar süreyle saklanması gerektiği konusunda emin değiliz.
Şu anda uygulamamız, tüm belgeleri en az 10 yıl boyunca arşivlememizi gerektiriyor. Ancak belgelerin türüne ve yasal düzenlemelere bağlı olarak farklılıklar olabileceğini duyduk. Vergi dairesi veya denetim kurumları tarafından yapılan bir denetim durumunda sorun yaşamamak için gerekli tüm belgeleri düzgün bir şekilde saklamak istiyoruz.
Bu nedenle sorum şudur: Yardım derneği olarak belgelerimizi ne kadar süreyle saklamalıyız? Belgelerin türüne göre farklılık olabilir mi, yoksa genel süreler mi geçerli olmaktadır? Dernekler veya yardım kuruluşları için özel düzenlemeler olabilir mi, dikkate almamız gereken?
Bu konuda bize açıklık getirebilir ve gerektiğinde belgelerin düzgün bir şekilde arşivlenmesi konusunda ipuçları verebilirseniz çok memnun olurum.
Destekleriniz için şimdiden teşekkür ederim.
Saygılarımla,
Luisa Böhm
Sayın Böhm Hanım,
Kâr amacı gütmeyen bir dernek olarak dernek belgelerinin saklanma süresi konusundaki sorunuz için teşekkür ederim. Denetim durumunda olası sorunları önlemek için bu konuyla ilgilenmeniz çok önemlidir.
Genel olarak kâr amacı gütmeyen dernekler için diğer kuruluşlarla aynı saklama süreleri geçerlidir. Bu konuda yasal dayanak Ticaret Kanunu (TK), Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Medeni Kanun'da (MK) bulunmaktadır. VUK'un 147. maddesine göre, ana sözleşme, yıllık raporlar, bağış makbuzları, tutanaklar vb. gibi belgeler genel olarak 10 yıl saklanmalıdır.
Ancak belgelerin türüne göre farklılıklar bulunmaktadır. Örneğin, TK'nın 257. maddesine göre ticari defterler, envanterler, açılış bilançoları, yıllık raporlar ve durum raporları 6 yıl saklanmalıdır. Bağış makbuzları da vergisel belgeler olarak kabul edildiği için 10 yıl saklanmalıdır. Üye toplantılarının tutanakları da saklanmalıdır, böylece derneğin kararlarını ve kararlarını anlaşılır bir şekilde belgeleyebilir.
Yönetim kurulu üyesi olarak tüm gerekli belgelerin düzgün bir şekilde arşivlendiğinden emin olmanız önemlidir. Belgelerin dikkatli ve düzenli bir şekilde saklanması, vergi dairesi veya diğer denetim kurumları tarafından denetlendiğinizde sorun yaşamamak için önemlidir.
Size yasal gerekliliklere uygun bir arşivleme sistemi oluşturmanızı tavsiye ediyorum. Örneğin, her yıl için klasörler oluşturabilir ve belgeleri kronolojik olarak sıralayabilirsiniz.
Ek olarak, tüm gerekli belgelerin eksiksiz olduğunu ve yasal gerekliliklere uygun olduğunu düzenli olarak kontrol etmelisiniz. Belirli belgelerle ilgili belirsizlik veya sorularınız varsa, sizi konusunda uzman bir mali müşavir veya avukata başvurmanızı öneririm.
Bu bilgilerle size yardımcı olabildiysem ne mutlu bana ve başka sorularınız için ben her zaman buradayım.
Saygılarımla,
Björn Ley
