Combien de temps une association à but non lucratif doit-elle conserver ses documents?
Mars 25, 2024 | 60,00 EUR | répondu par Björn Ley
Cher expert-comptable,
Je m'appelle Luisa Böhm et je suis membre du conseil d'administration d'une association à but non lucratif. Ces dernières années, nous nous sommes penchés de manière intensive sur la question de l'obligation de conservation des documents de l'association. Malheureusement, nous sommes incertains quant à la durée pendant laquelle nous devons conserver les différents documents tels que les statuts, les comptes annuels, les reçus de dons, les procès-verbaux, etc.
Notre pratique actuelle prévoit que nous archivons tous les documents pendant au moins 10 ans. Cependant, nous avons entendu dire qu'il pourrait y avoir des différences selon le type de documents et les réglementations légales. Nous voulons nous assurer que nous conservons correctement tous les documents nécessaires afin de ne pas rencontrer de problèmes en cas de contrôle par l'administration fiscale ou les autorités de surveillance.
C'est pourquoi ma question est la suivante : combien de temps devons-nous conserver nos documents en tant qu'association à but non lucratif ? Y a-t-il des différences selon le type de documents ou des délais généraux s'appliquent-ils ? Peut-il y avoir des règles spécifiques pour les associations ou organisations à but non lucratif que nous devons respecter ?
Je vous serais reconnaissante si vous pouviez nous apporter des éclaircissements à ce sujet et nous donner des conseils éventuels sur la conservation correcte des documents.
Je vous remercie d'avance pour votre soutien.
Cordialement,
Luisa Böhm
Madame Böhm,
Je vous remercie de votre demande concernant l'obligation de conservation des documents de l'association en tant qu'organisation à but non lucratif. Il est très important que vous vous penchiez sur ce sujet afin d'éviter tout problème en cas de contrôle.
En principe, les associations à but non lucratif sont soumises aux mêmes délais de conservation que les autres organisations. La base légale se trouve dans le Code de commerce (HGB), le Code des impôts (AO) ainsi que dans le Code civil (BGB). Conformément à l'article 147 AO, des documents tels que les statuts, les comptes annuels, les reçus de dons, les procès-verbaux, etc. doivent être conservés pendant 10 ans.
Cependant, il y a des différences selon le type de documents. Par exemple, les livres comptables, les inventaires, les bilans d'ouverture, les comptes annuels et les rapports de gestion doivent être conservés pendant 6 ans conformément à l'article 257 HGB. Les reçus de dons doivent également être conservés pendant 10 ans, car ils sont considérés comme des justificatifs fiscaux. Les procès-verbaux des assemblées générales des membres doivent également être conservés pour documenter de manière compréhensible les décisions de l'association.
Il est important que, en tant que membre du conseil d'administration, vous vous assuriez que tous les documents nécessaires sont correctement archivés. Une conservation soigneuse et organisée des documents est essentielle pour éviter tout problème lors d'un contrôle de l'administration fiscale ou d'autres autorités de surveillance.
Je vous recommande de mettre en place un système d'archivage bien structuré dans lequel tous les documents sont conservés conformément aux exigences légales. Vous pouvez par exemple créer des dossiers pour chaque année et y classer les documents de manière chronologique.
De plus, vous devriez vérifier régulièrement si tous les documents nécessaires sont complets et s'ils répondent aux exigences légales. En cas de doute ou de questions sur certains documents, n'hésitez pas à consulter un expert-comptable ou un avocat qui pourra vous conseiller de manière compétente.
J'espère que ces informations vous seront utiles et je reste à votre disposition pour toute question supplémentaire.
Cordialement,
Björn Ley
