Welche Unterlagen müssen ein Verein führen und wie lange müssen diese aufbewahrt werden?
Dezember 23, 2023 | 50,00 EUR | beantwortet von Roberta Lahn
Sehr geehrter Rechtsanwalt für Vereinsrecht,
ich wende mich an Sie mit einer Frage bezüglich der Aufbewahrung von Vereinsunterlagen. Unser Verein, der "Sportclub Musterstadt e.V.", existiert bereits seit 20 Jahren und in all dieser Zeit haben wir eine Vielzahl von Dokumenten und Unterlagen angesammelt. Leider sind wir uns unsicher, welche Unterlagen wir überhaupt führen müssen und wie lange wir diese aufbewahren müssen.
Aktuell bewahren wir alle Satzungen, Protokolle von Mitgliederversammlungen, Finanzunterlagen, Verträge sowie sämtliche Korrespondenz mit Behörden und anderen Vereinen auf. Doch wir sind uns nicht sicher, ob dies ausreichend ist und ob wir vielleicht noch weitere Unterlagen führen sollten.
Zudem stellt sich die Frage, wie lange wir diese Unterlagen aufbewahren müssen. Wir haben begrenzten Platz zur Verfügung und möchten unnötige Unterlagen gerne entsorgen, sofern dies rechtlich möglich ist. Andererseits möchten wir natürlich auch sicherstellen, dass wir im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt oder andere Behörden alle erforderlichen Unterlagen vorlegen können.
Können Sie uns bitte konkret aufzeigen, welche Unterlagen ein Verein führen muss und wie lange diese aufbewahrt werden müssen? Gibt es Unterschiede je nach Art der Unterlagen oder je nach Art des Vereins? Wir möchten sicherstellen, dass wir alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen und unnötige Risiken vermeiden.
Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung.
Mit freundlichen Grüßen,
Otto Evers
Sehr geehrter Herr Evers,
vielen Dank für Ihre Anfrage bezüglich der Aufbewahrung von Vereinsunterlagen. Als Rechtsanwältin für Vereinsrecht kann ich Ihnen gerne Auskunft über die gesetzlichen Anforderungen geben, die Ihr Verein "Sportclub Musterstadt e.V." beachten muss.
Grundsätzlich ist es wichtig, dass ein Verein alle Unterlagen führt, die für die ordnungsgemäße Führung und Verwaltung des Vereins notwendig sind. Dazu gehören in der Regel die Satzung des Vereins, Protokolle von Mitgliederversammlungen, Finanzunterlagen wie Einnahmen- und Ausgabenrechnungen, Verträge, Korrespondenz mit Behörden und anderen Vereinen sowie alle weiteren Unterlagen, die für die Vereinsarbeit relevant sind.
Die Aufbewahrungspflicht für Vereinsunterlagen richtet sich nach den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) und der Abgabenordnung (AO). Grundsätzlich müssen Vereine alle steuerrelevanten Unterlagen, wie z.B. Finanzunterlagen, mindestens 10 Jahre lang aufbewahren. Dazu zählen auch Belege über steuerlich relevante Einnahmen und Ausgaben sowie sämtliche Belege, die für die Ermittlung des steuerpflichtigen Gewinns erforderlich sind.
Für andere Unterlagen, wie z.B. Satzungen, Protokolle von Mitgliederversammlungen und Verträge, gibt es keine festgelegte Aufbewahrungsfrist im Gesetz. Hier empfehle ich jedoch, alle Unterlagen dauerhaft aufzubewahren, da sie für die Vereinsarbeit und mögliche rechtliche Auseinandersetzungen wichtig sein können.
Es gibt keine Unterschiede in den Aufbewahrungsfristen je nach Art der Unterlagen oder je nach Art des Vereins. Jeder Verein muss die gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von Unterlagen erfüllen, unabhängig von seiner Größe oder seiner Tätigkeit.
Um unnötige Risiken zu vermeiden und im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt oder andere Behörden gut vorbereitet zu sein, empfehle ich Ihnen, alle Unterlagen sorgfältig zu führen und aufzubewahren. Es ist wichtig, dass alle Unterlagen geordnet und leicht zugänglich sind, um im Bedarfsfall schnell darauf zugreifen zu können.
Falls Sie weitere Fragen haben oder Unterstützung bei der Organisation und Aufbewahrung Ihrer Vereinsunterlagen benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
Roberta Lahn
